在目前的企业办公过程中，使用邮件形式外发或传输文件的操作时比较常见的，但是随着企业内部员工使用邮件人数的增多和没有对邮件使用进行很好的管理，邮件在企业中的滥用造成了一定的数据安全风险。那么在企业中遇到邮件中有敏感信息怎么阻断呢，怎么有效进行邮件外发管理呢？

为了防止员工在办公期间通过使用邮件方式进行数据外泄的行为，可以设置禁止使用邮件外发，或者对邮件中的内容进行检测，如果涉及到敏感信息的话，就及时发现并制止。

方法一：设置敏感关键词

1.比如管理者在电脑上使用域之盾的文档安全去审计员工发送邮件的内容，可以在员工电脑安装客户端后，打开文档安全功能，然后在开启敏感信息报警中进行具体的设置；

2.点击齿轮去配置敏感信息策略，比如点击加号添加敏感关键字，并勾选上邮件内容；

3.然后在网络审计中开启邮件发送审计即可；

方法二：邮件黑白名单

也可以通过邮件发送控制设置禁止员工使用哪些邮件类型外发文件，能够通过设置邮件外发黑白名单的方式保护数据安全，防止员工私自外发企业重要信息。

现在有越来越多的企业开始使用计算机进行数据资料管理，在一定程度上方便了员工对文件的存储和使用，局域网也就成为了公司工作的主要平台之一，有很多企业都采用邮件发送的形式传递文件，这就给企业数据安全带来了很大影响，怎么防止公司内部员工使用邮箱私自像外界发送文件呢，企业如何进行邮件外发管理呢?

对于企业数据进行严格保护是企业在行业竞争中的根本，企业如果没有进行很好的数据防泄漏的话，是很难在商业战场上立足的。对于邮件的使用相信在企业中的工作者都不陌生，客户之间的数据传输有很多都是通过邮件进行交流的，如果员工使用邮件对重要文件进行私自外发泄漏，会给企业带来很严重的后果，所以就需要对企业文档及邮件外发使用进行审计和管理。面对这种情况，管理者使用功能性比较全面的域之盾是比较合适的，能够从各角度进行数据安全防护，下面我们就看一下它是如何进行邮件管控和数据安全防护的。

1.邮件外发审计和管控

可用网络审计去记录员工收发邮件的行为，并且通过邮件外发管控去进行对员工邮件的使用，比如设置邮件黑白名单，只允许员工使用哪些邮箱发送文件，或者禁止员工对哪些类型的邮箱外发文件，以此来保护电脑数据安全;

2.屏幕审计与管理

在本地审计中开启屏幕录像和屏幕快照审计，这样就不用担心无法了解员工电脑使用情况了，可通过回放或查看员工电脑屏幕快照了解员工在电脑做了什么事情，也能够通过实时屏幕去了解员工电脑的使用情况，可在一台电脑以屏幕墙的形式查看多个员工电脑使用画面，让企业管理变的更方便。

3.文档透明加密

可以对电脑上常用文档进行透明加密，加密后的文件只能在公司局域网电脑上使用，私自外发和拷贝都会使文件变成乱码，想要对加密文件外发需要得到管理端审批同意;

4.U盘使用限制

可以对员工电脑进行U盘仅写入、仅读取和禁止使用三种设置，管理者可根据不同部门或员工对U盘使用需求进行具体设置;

5.文件外发管控

通过文档安全可以禁止聊天程序、邮件客户端和浏览器等外发文件，还能够通过自定义添加程序名称的进程来实现禁止外发;

6.文档自动备份

能够对电脑中文档打开后修改或删除的操作进行自动备份，防止员工因各种情况造成的数据丢失问题;

7.文件操作审计

能够对电脑中打开后的文件操作行为进行记录，比如员工打开修改或删除了哪些文件，都是能够进行审计并记录的。